1. من المسؤول
المتحكم في البيانات الشخصية الموصوفة هنا هو Dober Security ApS، Silkeborgvej 43, 1., 8000 Aarhus C, Denmark، CVR 46829034. اكتب إلى privacy@gelex.eu بشأن أي أمر في هذه السياسة.
مسؤول حماية البيانات. تتضمن مدوّنتنا أحكامًا قضائية، يتعلق بعضها بجرائم جنائية (المادة 10 من GDPR). ونشرها على نطاق واسع نشاط أساسي لدينا، ولذلك نعدّ المادة 37(1)(c) مُلزِمة بتعيين مسؤول لحماية البيانات. نحن بصدد تعيين مسؤول؛ وسيُنشر هنا اسمه ووسيلة التواصل معه. وإلى ذلك الحين يصل privacy@gelex.eu إلى الشخص المسؤول عن حماية البيانات.
عندما تستخدم مؤسستك Gelex، تُعالَج الأسئلة والمستندات والقضايا والمسودات وسجلات المحادثات التي يضعها أعضاؤها في الخدمة نيابةً عن المؤسسة. وفي هذه الحالة تكون المؤسسة هي المتحكم ونحن معالجها، بموجب اتفاقية معالجة البيانات.
الأشخاص المذكورون في الأحكام القضائية التي ننشرها: انظر الإشعار المنفصل بشأن البيانات الشخصية في الأحكام القضائية.
2. ما الذي نعالجه ولماذا وعلى أي أساس
| البيانات | السبب | الأساس القانوني |
|---|---|---|
| الحساب: الاسم والبريد الإلكتروني واللغة والمؤسسة والدور، وطرق تسجيل دخولك (مفتاح المرور passkey، وبصمة كلمة المرور hash، وتطبيق المصادقة) | لمنحك حسابًا وتسجيل دخولك بأمان | العقد، المادة 6(1)(b) |
| تسجيل الدخول عبر Google أو Microsoft، إذا اخترته: اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ومعرّف حسابك لدى ذلك المزوّد | لتسجيل دخولك. ولا يُستخدم لأي غرض آخر. | العقد، المادة 6(1)(b) |
| بيانات وصفية للاستخدام لكل طلب: من، ومتى، وأي نوع من الأدوات، وأي مستندات من المدوّنة قُرئت، والولايات القضائية، والتوقيت، وأعداد الرموز (tokens)، والنتيجة | لاحتساب الاستخدام على باقتك، وتشغيل الخدمة، وعرض استخدام المؤسسة لها | العقد، المادة 6(1)(b) |
| سجل التدقيق: الأحداث ذات الصلة بالأمان (العضوية، وتغييرات الأدوار والمفاتيح، و«طُرح سؤال» دون نصه، ودخول فريق الدعم)، مع عنوان IP مُجزَّأ (hash) | للحفاظ على أمان الخدمة وحساب مؤسستك وقابليتهما للمساءلة | المصلحة المشروعة في الأمان، المادة 6(1)(f) |
| الفوترة: اسم المؤسسة وعنوان الفوترة ورقم ضريبة القيمة المضافة والتحقق منه في سجل VIES الأوروبي، والفواتير، والمبلغ الزائد المستحق عن فترة استخدام أُغلقت قبل تحديد بلد الفوترة | لتحصيل رسوم الباقات المدفوعة وتطبيق ضريبة القيمة المضافة تطبيقًا صحيحًا وحفظ الحسابات | العقد والالتزام القانوني، المادة 6(1)(b) و(c) |
| الإحالات: من أحال أي مؤسسة، وهل أصبحت عميلًا دافعًا | لمنح رصيد الإحالة | العقد، المادة 6(1)(b) |
| طلبات عروض الأسعار: الاسم والبريد الإلكتروني والمؤسسة ورسالتك | للرد وإعداد عرض | خطوات سابقة للتعاقد، المادة 6(1)(b) |
| طلبات الإلغاء والعدول (المستهلكون) | لتنفيذها وإثبات أننا نفّذناها | الالتزام القانوني، المادة 6(1)(c) |
| الإخطارات بشأن المحتوى (طلبات الإزالة أو التصحيح، والاعتراضات): اسم المُخطِر وبريده الإلكتروني وإفادته | لمعالجة الإخطار والرد عليه، كما يقتضي قانون الخدمات الرقمية | الالتزام القانوني، المادة 6(1)(c) |
| البريد الإلكتروني الذي ترسله إلينا | للرد عليك | المصلحة المشروعة، المادة 6(1)(f) |
| محتوى العميل: سجلات المحادثات (فقط إذا فعّلتها مؤسستك)، والقضايا، والمسودات، والمستندات المرفوعة، والتوقيعات الإلكترونية على المسودات، والمستندات المرسلة للتوقيع مع اسم كل موقّع وبريده الإلكتروني وإجابته وعنوان الشبكة الذي وقّع منه، وقوالب المؤسسة الخاصة ومن كتبها ووافق عليها، وأي تغييرات في القانون أُرسلت بالبريد إلى أي عضو بشأن قضية، والمفاتيح التي تربط العناصر النائبة لأسماء الأشخاص في قضية بتلك الأسماء، وتُحفظ منفصلةً عن الذكاء الاصطناعي | لتقديم الميزات التي تستخدمها مؤسستك | تُعالَج لحساب مؤسستك بموجب اتفاقية معالجة البيانات |
ما لا نخزّنه. ما لم تفعّل مؤسستك سجلات المحادثات، لا نخزّن أبدًا نص أي سؤال أو إجابة. يتلقى نموذج الذكاء الاصطناعي المرتبط السؤال ونصوص المصادر التي يحتاجها ليجيب؛ ولا نحتفظ إلا بالبيانات الوصفية المذكورة أعلاه.
لا ندرّب نماذج الذكاء الاصطناعي على بياناتك. ليس لدينا نموذج ذكاء اصطناعي خاص بنا. تأتي الإجابات من النموذج الذي تربطه مؤسستك.
بيانات مستخدمي Google وMicrosoft. عندما تسجّل الدخول عبر Google أو Microsoft، لا نتلقى إلا البيانات الواردة في صف الجدول أعلاه. ونستخدمها فقط لإنشاء حسابك وتسجيل دخولك. ولا نشاركها ولا نستخدمها للإعلان ولا لتدريب النماذج. وتعمل Google وMicrosoft متحكمين مستقلين فيما يخص تسجيل الدخول لديهما.
3. الذكاء الاصطناعي الذي تربطه
أنت تختار نموذج الذكاء الاصطناعي الذي يجيب. فإذا ربطت نموذجًا بمفتاح API، تُرسل أسئلتك ونصوص المصادر إلى ذلك المزوّد بموجب اتفاقك الخاص معه. والمزوّد معالجك أنت لا معالجنا، وتسري عليه شروط الخصوصية الخاصة به. وإذا استخدمت موصل MCP لدينا داخل مساعدك الخاص، فإن مزوّد ذلك المساعد يتلقى ما تكتبه هناك، بموجب شروطه. انظر شفافية الذكاء الاصطناعي.
4. من يتلقى البيانات
يساعدنا عدد قليل من المعالجين في تشغيل الخدمة. وهم مدرجون مع مواقعهم في صفحة المعالجين الفرعيين. لا نبيع البيانات الشخصية ولا نشاركها لأغراض الإعلان. ولا نكشف البيانات للسلطات إلا حيث يقتضي القانون ذلك.
فريقنا. لا يستطيع الموظفون فتح حساب مؤسسة في وحدة تحكم الموظفين إلا بعد تسجيل دخول بعامل ثانٍ. ولمساعدتك في حالة دعم، يمكن لأحد الموظفين أن يطّلع على الخدمة بصفته أحد أعضائك. وهذا العرض للقراءة فقط، ومدته 15 دقيقة افتراضيًا و30 دقيقة كحد أقصى، ويتطلب سببًا معلنًا، ويُسجَّل في سجل التدقيق الخاص بمؤسستك.
5. أين تُخزَّن البيانات
تستضيف شركة Hetzner الخدمة ونسخها الاحتياطية على الخادم في مركز بياناتها في نورمبرغ بألمانيا؛ وسيُذكر هنا موقع النسخة الاحتياطية خارج الموقع فور إعدادها. ويُرسَل البريد الإلكتروني للمعاملات عبر Migadu، وهي شركة سويسرية. وتعترف المفوضية الأوروبية بأن سويسرا توفّر حماية كافية. ولا نستخدم أي مزوّد سحابة مملوك لشركة أمريكية، ولا ننقل بيانات شخصية خارج الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية إلا إلى بلد صدر في شأنه قرار كهذا.
6. مدة الاحتفاظ بها
- السؤال والإجابة ونص المصدر: لا تُخزَّن أبدًا، لا في قاعدة البيانات ولا في السجلات، ما لم تفعّل مؤسستك سجلات المحادثات.
- سجلات المحادثات: لا تُحفظ إلا ما دامت مفعّلة لدى مؤسستك. وتُحفظ للمدة التي تحددها ثم تُحذف؛ وإذا لم تحدد مدة، فتبقى إلى أن تحذفها هي أو أنت. وإيقاف سجلات المحادثات يمنع حفظ سجلات جديدة؛ أما السابقة فتبقى حتى تنتهي مدتها أو تُحذف.
- بيانات الحساب: ما دام الحساب قائمًا. وحذف حسابك يمحو بيانات تسجيل دخولك ويُجري ترميزًا مستعارًا (pseudonymisation) لما يتبقى في سجلات الاستخدام والتدقيق.
- مفاتيح مزوّدي الذكاء الاصطناعي: تُحذف عند إزالة الاتصال أو المؤسسة؛ والمفتاح المستبدَل يُحذف فورًا.
- تصدير البيانات: يُنشأ عندما تطلبه، ولا يُخزَّن أبدًا.
- البيانات الوصفية للاستخدام: 24 شهرًا.
- المؤسسات المغلقة: يُحذف محتواها (القضايا والمسودات والمستندات وسجلات المحادثات والدعوات والجلسات وروابط الأعضاء) بعد 30 يومًا من إغلاق المؤسسة. وكذلك حساب كل عضو لا ينتمي إلى مؤسسة أخرى: اسمه وبريده الإلكتروني وبيانات تسجيل دخوله. أما فواتيرها وسجل التدقيق فيبقيان كما هو مبيّن هنا.
- سجل التدقيق: 5 سنوات بعد إغلاق المؤسسة. يُحتفظ به لإثبات ما جرى في الحساب، ولا يُحذف مع باقي بيانات المؤسسة.
- محاولات تسجيل الدخول غير المكتملة: 24 ساعة. ولا تتضمن بيانات شخصية سوى عنوان عودة داخل التطبيق.
- الجلسات والدعوات المنتهية: 90 يومًا.
- طلبات عروض الأسعار: سنتان. إخطارات المحتوى: 3 سنوات بعد القرار. طلبات المستهلكين للإلغاء والعدول: 5 سنوات.
- سجلات الخادم: 30 يومًا. ولا تحتوي أبدًا على نص الأسئلة، ولا يحتفظ خادم الويب بأي سجل وصول.
- الفواتير: 5 سنوات بعد نهاية السنة المالية، كما يقتضي قانون مسك الدفاتر الدنماركي.
- البريد الصادر باسم الشركة: العنوان الذي أُرسل إليه وموضوعه ونصه وسبب إرساله، ويُحفظ في صندوق الصادر لدينا لمدة سنتين بعد إرساله أو رفضه أو فشله؛ ويحتفظ مزوّد بريدنا الإلكتروني بسجلات التسليم وفق سياسته الخاصة.
- النسخ الاحتياطية: تُحفظ النسخ الاحتياطية اليومية 30 يومًا ونسخ نهاية الشهر 12 شهرًا. ولذلك فإن البيانات المحذوفة من الخدمة تختفي من النسخ الاحتياطية خلال 12 شهرًا على الأكثر. وتُحفظ النسخ الاحتياطية على خادمنا في ألمانيا ولا تُستعاد إلا لإعادة الخدمة؛ والنسخة خارج الموقع، متى أُنشئت، مشفّرة.
7. حقوقك
لك الحق في الوصول إلى بياناتك، وفي تصحيحها أو محوها، وفي تقييد معالجتها أو الاعتراض عليها، وفي تلقيها بصيغة قابلة للنقل. وتستطيع بنفسك تنفيذ اثنين من هذه الحقوق في التطبيق، من الإعدادات ← بياناتك: تنزيل بياناتك وحذف حسابك. وفيما عدا ذلك اكتب إلى privacy@gelex.eu. ونجيب خلال شهر واحد.
حيث نعتمد على المصلحة المشروعة، يجوز لك الاعتراض في أي وقت. ويجوز لك تقديم شكوى إلى هيئة حماية البيانات الدنماركية (Datatilsynet، datatilsynet.dk) أو إلى السلطة في بلد إقامتك.
8. هل يجب أن تزوّدنا بالبيانات؟
يتطلب الحساب اسمًا وعنوان بريد إلكتروني؛ وبدونهما لا نستطيع تقديم الخدمة. وبيانات الفوترة مطلوبة قانونًا للباقات المدفوعة. ولا نتخذ بشأنك أي قرارات تستند إلى المعالجة الآلية وحدها وتترتب عليها آثار قانونية أو آثار مماثلة بالغة.
9. الأمان
يدعم تسجيل الدخول مفاتيح المرور (passkeys) وتطبيقات المصادقة. والاتصالات مشفّرة. ومفاتيح مزوّدي الذكاء الاصطناعي التي تحفظها مؤسستك مشفّرة ولا تُعرض مرة أخرى أبدًا. وسجلات المحادثات مشفّرة بمفتاح خاص بمؤسستك. وسجل التدقيق للإضافة فقط، وتصديره موقَّع بحيث يمكن التحقق منه. أبلغ عن أي ثغرة إلى security@gelex.eu (انظر سياسة الإفصاح لدينا).
10. التغييرات
نحدّث هذه السياسة عندما يتغير ما نفعله، ونخطر أصحاب الحسابات بالبريد الإلكتروني قبل سريان أي تغيير جوهري.
سجل التغييرات
- , الإصدار 1: الإصدار الأول.