1. ذمہ دار کون ہے
یہاں بیان کردہ ذاتی ڈیٹا کی ڈیٹا کنٹرولر (data controller) Dober Security ApS ہے، Silkeborgvej 43, 1., 8000 Aarhus C, Denmark، CVR 46829034۔ اس پالیسی میں کسی بھی چیز کے بارے میں privacy@gelex.eu پر لکھیں۔
ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر۔ ہمارے کارپس میں عدالتی فیصلے شامل ہیں، جن میں سے کچھ فوجداری جرائم سے متعلق ہیں (GDPR آرٹیکل 10)۔ انہیں بڑے پیمانے پر شائع کرنا ہماری بنیادی سرگرمی ہے، اس لیے ہم آرٹیکل 37(1)(c) کو ڈیٹا پروٹیکشن آفیسر کی ضرورت سمجھتے ہیں۔ ہم ایک آفیسر مقرر کرنے کے عمل میں ہیں؛ ان کا نام اور رابطہ یہاں شائع کیا جائے گا۔ تب تک privacy@gelex.eu ڈیٹا کے تحفظ کے ذمہ دار فرد تک پہنچتا ہے۔
جب آپ کی تنظیم Gelex استعمال کرتی ہے تو اس کے ارکان سروس میں جو سوالات، دستاویزات، معاملات، مسودے اور ٹرانسکرپٹس ڈالتے ہیں وہ تنظیم کی طرف سے پروسیس ہوتے ہیں۔ ان کے لیے تنظیم ڈیٹا کنٹرولر ہے اور ہم اس کے پروسیسر ہیں، ڈیٹا پروسیسنگ معاہدے کے تحت۔
ہماری شائع کردہ عدالتی فیصلوں میں مذکور افراد: دیکھیں علیحدہ فیصلوں میں ذاتی ڈیٹا کا نوٹس۔
2. ہم کیا پروسیس کرتے ہیں، کیوں، اور کس بنیاد پر
| ڈیٹا | مقصد | قانونی بنیاد |
|---|---|---|
| اکاؤنٹ: نام، ای میل، زبان، تنظیم اور کردار، اور آپ کے لاگ اِن کے طریقے (پاس کی، پاس ورڈ کا ہیش، آتھینٹیکیٹر ایپ) | آپ کو اکاؤنٹ دینا اور محفوظ طریقے سے لاگ اِن کرانا | معاہدہ، آرٹیکل 6(1)(b) |
| Google یا Microsoft سے لاگ اِن، اگر آپ اسے چنیں: آپ کا نام، ای میل پتہ اور اس فراہم کنندہ کا اکاؤنٹ شناخت کنندہ | آپ کو لاگ اِن کرانا۔ کسی اور مقصد کے لیے استعمال نہیں ہوتا۔ | معاہدہ، آرٹیکل 6(1)(b) |
| ہر درخواست کا استعمال میٹا ڈیٹا: کس نے، کب، کس قسم کا ٹول، کارپس کی کون سی دستاویزات پڑھی گئیں، دائرۂ اختیار، وقت، ٹوکنز کی گنتی، نتیجہ | آپ کے پلان کے مقابل استعمال گننا، سروس چلانا، اور آپ کی تنظیم کو اس کا استعمال دکھانا | معاہدہ، آرٹیکل 6(1)(b) |
| آڈٹ لاگ: سیکیورٹی سے متعلق واقعات (رکنیت، کردار اور کلید کی تبدیلیاں، “سوال پوچھا گیا” اس کے متن کے بغیر، عملے کی سپورٹ رسائی)، ہیش شدہ IP پتے کے ساتھ | سروس اور آپ کی تنظیم کے اکاؤنٹ کو محفوظ اور جوابدہ رکھنا | سیکیورٹی میں جائز مفاد، آرٹیکل 6(1)(f) |
| بلنگ: تنظیم کا نام، بلنگ کا پتہ، VAT نمبر اور EU کے VIES رجسٹر سے اس کی جانچ، انوائسز، اور اس استعمال کی مدت کا واجب الادا اضافی استعمال جو بلنگ کا ملک طے ہونے سے پہلے بند ہو گئی | ادا شدہ پلانز کی وصولی، VAT کا درست اطلاق اور حسابات رکھنا | معاہدہ اور قانونی ذمہ داری، آرٹیکل 6(1)(b) اور (c) |
| ریفرلز: کس نے کس تنظیم کو ریفر کیا، اور آیا وہ ادائیگی کرنے والی کسٹمر بنی | ریفرل کریڈٹ دینا | معاہدہ، آرٹیکل 6(1)(b) |
| کوٹیشن کی درخواستیں: نام، ای میل، تنظیم اور آپ کا پیغام | جواب دینا اور پیشکش تیار کرنا | معاہدے سے پہلے کے اقدامات، آرٹیکل 6(1)(b) |
| منسوخی اور دستبرداری کی درخواستیں (صارفین) | انہیں انجام دینا اور ثابت کرنا کہ ہم نے ایسا کیا | قانونی ذمہ داری، آرٹیکل 6(1)(c) |
| مواد کے بارے میں نوٹسز (ہٹانے یا درستگی کی درخواستیں، اعتراضات): نوٹس دینے والے کا نام، ای میل اور بیان | نوٹس پر کارروائی کرنا اور جواب دینا، جیسا کہ ڈیجیٹل سروسز ایکٹ تقاضا کرتا ہے | قانونی ذمہ داری، آرٹیکل 6(1)(c) |
| آپ کی ہمیں بھیجی گئی ای میل | آپ کو جواب دینا | جائز مفاد، آرٹیکل 6(1)(f) |
| کسٹمر کا مواد: ٹرانسکرپٹس (صرف اگر آپ کی تنظیم انہیں آن کرے)، معاملات، مسودے، اپ لوڈ کردہ دستاویزات، مسودوں پر الیکٹرانک دستخط، دستخط کے لیے بھیجی گئی دستاویزات ہر دستخط کنندہ کے نام، ای میل پتے، جواب اور اس نیٹ ورک پتے کے ساتھ جس سے اس نے دستخط کیے، تنظیم کے اپنے ٹیمپلیٹس اور انہیں کس نے لکھا اور منظور کیا، قانون میں کون سی تبدیلیاں کس رکن کو کسی معاملے کے بارے میں ای میل کی گئیں، اور وہ کلیدیں جو کسی معاملے میں لوگوں کے ناموں کے پلیس ہولڈرز کو ان ناموں سے جوڑتی ہیں، جو AI سے الگ رکھی جاتی ہیں | وہ خصوصیات فراہم کرنا جو آپ کی تنظیم استعمال کرتی ہے | آپ کی تنظیم کے لیے DPA کے تحت پروسیس کیا جاتا ہے |
ہم کیا محفوظ نہیں کرتے۔ جب تک آپ کی تنظیم ٹرانسکرپٹس آن نہ کرے، ہم کسی سوال یا جواب کا متن کبھی محفوظ نہیں کرتے۔ جڑا ہوا AI ماڈل سوال اور وہ ماخذ متون وصول کرتا ہے جو اسے جواب دینے کے لیے چاہئیں؛ ہم صرف اوپر دیا گیا میٹا ڈیٹا رکھتے ہیں۔
ہم آپ کے ڈیٹا پر AI ماڈلز کو تربیت نہیں دیتے۔ ہمارا اپنا کوئی AI ماڈل نہیں۔ جوابات اس ماڈل سے آتے ہیں جسے آپ کی تنظیم جوڑتی ہے۔
Google اور Microsoft کا صارف ڈیٹا۔ جب آپ Google یا Microsoft سے لاگ اِن کرتے ہیں تو ہم صرف وہی ڈیٹا وصول کرتے ہیں جو اوپر ٹیبل کی قطار میں ہے۔ ہم اسے صرف آپ کا اکاؤنٹ بنانے اور لاگ اِن کرانے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ ہم اسے شیئر نہیں کرتے، اشتہارات کے لیے استعمال نہیں کرتے، اور ماڈلز کی تربیت کے لیے استعمال نہیں کرتے۔ Google اور Microsoft اپنے لاگ اِن کے لیے آزاد ڈیٹا کنٹرولرز کے طور پر کام کرتے ہیں۔
3. وہ AI جو آپ جوڑتے ہیں
جواب دینے والا AI ماڈل آپ منتخب کرتے ہیں۔ اگر آپ API کلید سے کوئی ماڈل جوڑیں تو آپ کے سوالات اور ماخذ متون اس فراہم کنندہ کو اس کے ساتھ آپ کے اپنے معاہدے کے تحت بھیجے جاتے ہیں۔ فراہم کنندہ آپ کا پروسیسر ہے، ہمارا نہیں، اور اس کی اپنی رازداری کی شرائط لاگو ہوتی ہیں۔ اگر آپ ہمارا MCP کنیکٹر اپنے اسسٹنٹ میں استعمال کرتے ہیں تو اس اسسٹنٹ کا فراہم کنندہ وہ سب وصول کرتا ہے جو آپ وہاں لکھتے ہیں، اپنی شرائط کے تحت۔ دیکھیں AI شفافیت۔
4. ڈیٹا کون وصول کرتا ہے
سروس چلانے میں چند پروسیسرز ہماری مدد کرتے ہیں۔ وہ اپنے مقامات کے ساتھ ذیلی پروسیسرز کے صفحے پر درج ہیں۔ ہم ذاتی ڈیٹا نہیں بیچتے اور اسے اشتہارات کے لیے شیئر نہیں کرتے۔ ہم ڈیٹا حکام کو صرف وہیں دیتے ہیں جہاں قانون تقاضا کرے۔
ہمارا عملہ۔ عملہ کسی تنظیم کا اکاؤنٹ اسٹاف کنسول میں صرف دوسرے عنصر کے ساتھ لاگ اِن کے بعد کھول سکتا ہے۔ سپورٹ کیس میں مدد کے لیے عملے کا رکن سروس کو آپ کے کسی رکن کے طور پر دیکھ سکتا ہے۔ یہ منظر صرف پڑھنے کے لیے ہوتا ہے، بطور ڈیفالٹ 15 منٹ اور زیادہ سے زیادہ 30 منٹ رہتا ہے، اس کے لیے بیان کردہ وجہ ضروری ہے، اور یہ آپ کی تنظیم کے اپنے آڈٹ لاگ میں درج ہوتا ہے۔
5. ڈیٹا کہاں محفوظ ہے
سروس اور اس کے سرور بیک اپس Hetzner کے جرمنی میں نیورمبرگ کے ڈیٹا سینٹر میں ہوسٹ ہیں؛ سائٹ سے باہر بیک اپ کاپی کا مقام یہاں بیان کیا جائے گا جب وہ قائم ہو جائے۔ ٹرانزیکشنل ای میل Migadu کے ذریعے بھیجی جاتی ہے، جو ایک سوئس کمپنی ہے۔ سوئٹزرلینڈ کو یورپی کمیشن مناسب تحفظ دینے والا تسلیم کرتا ہے۔ ہم امریکی ملکیت کا کوئی کلاؤڈ فراہم کنندہ استعمال نہیں کرتے، اور ہم ذاتی ڈیٹا EU/EEA سے باہر منتقل نہیں کرتے سوائے ایسے ملک کے جس کے بارے میں ایسا فیصلہ ہو۔
6. ہم اسے کتنی دیر رکھتے ہیں
- سوال، جواب اور ماخذ کا متن: کبھی محفوظ نہیں، نہ ڈیٹابیس میں نہ لاگز میں، جب تک آپ کی تنظیم ٹرانسکرپٹس آن نہ کرے۔
- ٹرانسکرپٹس: صرف اس وقت تک محفوظ جب تک آپ کی تنظیم کے پاس وہ آن ہیں۔ وہ اس مدت کے لیے رکھے جاتے ہیں جو وہ طے کرتی ہے اور پھر حذف ہو جاتے ہیں؛ اگر وہ کوئی مدت طے نہ کرے تو وہ اس وقت تک رہتے ہیں جب تک وہ یا آپ انہیں حذف نہ کریں۔ ٹرانسکرپٹس آف کرنے سے نئے ٹرانسکرپٹس کا محفوظ ہونا رک جاتا ہے؛ پہلے والے اپنی مدت ختم ہونے یا حذف ہونے تک رہتے ہیں۔
- اکاؤنٹ کا ڈیٹا: جب تک اکاؤنٹ موجود ہے۔ آپ کا اکاؤنٹ حذف کرنے سے آپ کا لاگ اِن مٹ جاتا ہے اور استعمال اور آڈٹ ریکارڈز میں جو باقی رہتا ہے اسے تخلص دے دیا جاتا ہے۔
- AI فراہم کنندہ کی کلیدیں: کنکشن یا تنظیم ہٹانے پر حذف؛ بدلی ہوئی کلید فوراً حذف ہو جاتی ہے۔
- ڈیٹا ایکسپورٹس: آپ کے کہنے پر بنتے ہیں، اور کبھی محفوظ نہیں ہوتے۔
- استعمال کا میٹا ڈیٹا: 24 ماہ۔
- بند تنظیمیں: ان کا مواد (معاملات، مسودے، دستاویزات، ٹرانسکرپٹس، دعوت نامے، سیشنز اور رکنیت کے روابط) تنظیم کے بند ہونے کے 30 دن بعد حذف ہو جاتا ہے۔ ہر اس رکن کا اکاؤنٹ بھی جو کسی اور تنظیم سے تعلق نہیں رکھتا: اس کا نام، ای میل اور لاگ اِن۔ اس کی انوائسز اور آڈٹ لاگ یہاں بیان کے مطابق رہتے ہیں۔
- آڈٹ لاگ: تنظیم کے بند ہونے کے 5 سال بعد تک۔ یہ ثابت کرنے کے لیے رکھا جاتا ہے کہ اکاؤنٹ پر کیا ہوا، اور تنظیم کے باقی ڈیٹا کے ساتھ حذف نہیں ہوتا۔
- نامکمل لاگ اِن کوششیں: 24 گھنٹے۔ ان میں ایپ کے اندر واپسی کے پتے کے سوا کوئی ذاتی ڈیٹا نہیں ہوتا۔
- ختم ہو چکے سیشنز اور دعوت نامے: 90 دن۔
- کوٹیشن کی درخواستیں: 2 سال۔ مواد کے نوٹسز: فیصلے کے 3 سال بعد۔ صارفین کی منسوخی اور دستبرداری کی درخواستیں: 5 سال۔
- سرور لاگز: 30 دن۔ ان میں سوال کا متن کبھی نہیں ہوتا، اور ویب سرور کوئی رسائی لاگ نہیں رکھتا۔
- انوائسز: مالی سال کے اختتام کے 5 سال بعد، جیسا کہ ڈینش بک کیپنگ ایکٹ کا تقاضا ہے۔
- کمپنی کے نام سے بھیجی گئی ڈاک: جس پتے پر گئی، اس کا موضوع اور متن، اور کیوں بھیجی گئی، ہمارے آؤٹ باکس میں بھیجے جانے، مسترد ہونے یا ناکام ہونے کے 2 سال بعد تک رکھی جاتی ہے؛ ہمارا ای میل فراہم کنندہ ڈیلیوری لاگز اپنی پالیسی کے مطابق رکھتا ہے۔
- بیک اپس: روزانہ کے بیک اپس 30 دن اور مہینے کے آخر کے بیک اپس 12 ماہ رکھے جاتے ہیں۔ اس لیے سروس سے حذف کیا گیا ڈیٹا بیک اپس سے زیادہ سے زیادہ 12 ماہ میں غائب ہو جاتا ہے۔ بیک اپس جرمنی میں ہمارے سرور پر رکھے جاتے ہیں اور صرف سروس بحال کرنے کے لیے بحال کیے جاتے ہیں؛ سائٹ سے باہر کی کاپی، بن جانے کے بعد، خفیہ کردہ ہوتی ہے۔
7. آپ کے حقوق
آپ کو حق ہے کہ اپنے ڈیٹا تک رسائی لیں، اسے درست یا حذف کروائیں، اس کی پروسیسنگ کو محدود کریں یا اس پر اعتراض کریں، اور اسے قابلِ منتقلی فارمیٹ میں وصول کریں۔ ان میں سے دو آپ خود ایپ میں کر سکتے ہیں، ترتیبات ← آپ کا ڈیٹا میں: اپنا ڈیٹا ڈاؤن لوڈ کریں اور اپنا اکاؤنٹ حذف کریں۔ باقی ہر چیز کے لیے privacy@gelex.eu پر لکھیں۔ ہم ایک ماہ کے اندر جواب دیتے ہیں۔
جہاں ہم جائز مفاد پر انحصار کرتے ہیں وہاں آپ کسی بھی وقت اعتراض کر سکتے ہیں۔ آپ ڈینش ڈیٹا پروٹیکشن ایجنسی (Datatilsynet، datatilsynet.dk) سے یا اپنے رہائشی مقام کے حکام سے شکایت کر سکتے ہیں۔
8. کیا آپ کو ہمیں ڈیٹا دینا ضروری ہے؟
اکاؤنٹ کے لیے نام اور ای میل پتہ چاہیے؛ ان کے بغیر ہم سروس فراہم نہیں کر سکتے۔ ادا شدہ پلانز کے لیے بلنگ ڈیٹا قانوناً ضروری ہے۔ ہم آپ کے بارے میں ایسا کوئی فیصلہ نہیں کرتے جو صرف خودکار پروسیسنگ پر مبنی ہو اور جس کے قانونی یا اسی طرح کے نمایاں اثرات ہوں۔
9. سیکیورٹی
لاگ اِن پاس کیز اور آتھینٹیکیٹر ایپس کو سپورٹ کرتا ہے۔ کنکشنز خفیہ کردہ ہیں۔ AI فراہم کنندہ کی وہ کلیدیں جو آپ کی تنظیم محفوظ کرتی ہے خفیہ کردہ ہوتی ہیں اور دوبارہ کبھی دکھائی نہیں جاتیں۔ ٹرانسکرپٹس آپ کی تنظیم کی مخصوص کلید کے تحت خفیہ کیے جاتے ہیں۔ آڈٹ لاگ میں صرف اضافہ ہو سکتا ہے، اور اس کا ایکسپورٹ دستخط شدہ ہوتا ہے تاکہ اس کی تصدیق کی جا سکے۔ کسی کمزوری کی اطلاع security@gelex.eu پر دیں (دیکھیں ہماری انکشاف کی پالیسی)۔
10. تبدیلیاں
جب ہمارا طرزِ عمل بدلتا ہے تو ہم اس پالیسی کو اپ ڈیٹ کرتے ہیں، اور کسی اہم تبدیلی کے نافذ ہونے سے پہلے اکاؤنٹ ہولڈرز کو ای میل سے بتاتے ہیں۔
تبدیلیوں کا ریکارڈ
- , ورژن 1: پہلا ورژن۔