1. 谁负责
本政策所述个人数据的控制者是 Dober Security ApS，Silkeborgvej 43, 1., 8000 Aarhus C, Denmark，CVR 46829034。如对本政策有任何疑问，请写信至 privacy@gelex.eu。
数据保护官。我们的语料库包含法院判决，其中一些涉及刑事犯罪（GDPR 第 10 条）。大规模发布这些判决是我们的核心业务，因此我们认为第 37(1)(c) 条要求设立数据保护官。我们正在任命数据保护官；其姓名和联系方式将公布于此。在此之前，privacy@gelex.eu 可联系负责数据保护的人员。
当您的组织使用 Gelex 时，其成员输入服务中的问题、文件、事务、草稿和记录，均代表该组织进行处理。就这些数据而言，该组织是控制者，我们是其处理者，依据数据处理协议。
被我们发布的法院判决所提及的人员：见关于判决中个人数据的通知。
2. 我们处理什么、为何处理以及依据何种法律基础
| 数据 | 目的 | 法律依据 |
|---|---|---|
| 账户：姓名、电子邮件、语言、组织及角色，以及您的登录方式（通行密钥、密码哈希、身份验证器应用） | 为您提供账户并安全地为您登录 | 合同，第 6(1)(b) 条 |
| 如您选择，使用 Google 或 Microsoft 登录：您的姓名、电子邮件地址及该提供方的账户标识符 | 用于登录，不作其他用途 | 合同，第 6(1)(b) 条 |
| 每次请求的使用元数据：用户、时间、工具类型、读取了哪些语料库文件、司法辖区、耗时、token 数量、结果 | 用于按您的套餐计算使用量、运行服务，并向您的组织展示其使用情况 | 合同，第 6(1)(b) 条 |
| 审计日志：与安全相关的事件（成员资格、角色和密钥变更、“已提出一个问题”但不含问题文本、员工的支持访问），包含经哈希处理的 IP 地址 | 为保持服务及您组织账户的安全与可问责性 | 安全方面的合法利益，第 6(1)(f) 条 |
| 计费：组织名称、账单地址、增值税号及其在欧盟 VIES 登记册中的核验、发票，以及在设定计费国家之前结束的使用期间所欠的超额费用 | 为付费套餐收费、正确适用增值税并保存账目 | 合同与法定义务，第 6(1)(b) 和 (c) 条 |
| 推荐：谁推荐了哪个组织，以及该组织是否成为付费客户 | 为发放推荐奖励 | 合同，第 6(1)(b) 条 |
| 报价请求：姓名、电子邮件、组织及您的留言 | 为回复并准备报价 | 订立合同前的步骤，第 6(1)(b) 条 |
| 取消和撤回请求（消费者） | 为执行这些请求并证明我们已执行 | 法定义务，第 6(1)(c) 条 |
| 关于内容的通知（删除或更正请求、异议）：通知人的姓名、电子邮件和陈述 | 为按照《数字服务法》的要求处理并答复通知 | 法定义务，第 6(1)(c) 条 |
| 您发送给我们的电子邮件 | 为回复您 | 合法利益，第 6(1)(f) 条 |
| 客户内容：对话记录（仅当您的组织开启时）、事务、草稿、上传的文件、草稿上的电子签名、送签文件（包括每位签署人的姓名、电子邮件地址、回答以及其签署时所用的网络地址）、组织自有的模板及其撰写和批准人员、某事务中向哪位成员发送了哪些法律变更邮件，以及将某事务中人名占位符与这些姓名关联起来的密钥（与 AI 分开保存） | 为提供您的组织所使用的功能 | 依据数据处理协议为您的组织处理 |
我们不保存的内容。除非您的组织开启对话记录，否则我们从不保存问题或答案的文本。所连接的 AI 模型会收到问题以及回答所需的来源文本；我们仅保留上述元数据。
我们不用您的数据训练 AI 模型。我们没有自有的 AI 模型。答案来自您的组织所连接的模型。
Google 和 Microsoft 用户数据。当您使用 Google 或 Microsoft 登录时，我们只接收上表中该行所列的数据。我们仅用其创建和登录您的账户，不共享，不用于广告，也不用于训练模型。Google 和 Microsoft 对其自身的登录行为作为独立的控制者。
3. 您所连接的 AI
回答您问题的 AI 模型由您选择。如果您使用 API 密钥连接某个模型，您的问题和来源文本会依据您与该提供方的协议发送给它。该提供方是您的处理者，而非我们的，其自身的隐私条款适用。如果您在自己的助手中使用我们的 MCP 连接器，该助手的提供方会依其条款接收您在那里输入的内容。见AI 透明度。
4. 谁接收数据
少数处理者协助我们运营本服务。它们及其所在地列于分包处理者页面。我们不出售个人数据，也不为广告目的共享。只有在法律要求时，我们才会向主管机关披露数据。
我们的工作人员。工作人员只有在经过第二因素登录后，才能在员工控制台中打开某个组织的账户。为处理支持案件，工作人员可以以您某位成员的身份查看服务。该查看为只读，默认持续 15 分钟，最长 30 分钟，需填写理由，并记录在您组织自己的审计日志中。
5. 数据存放在哪里
服务及其服务器备份由 Hetzner 托管于其位于德国纽伦堡的数据中心；异地备份副本的所在地将在设置完成后在此说明。事务性电子邮件通过瑞士公司 Migadu 发送。欧盟委员会承认瑞士能提供充分的保护。我们不使用美国所有的云服务提供商，除非所在国家有此类决定，否则我们不会将个人数据传输到欧洲经济区以外。
6. 我们保存多久
- 问题、答案和来源文本：除非您的组织开启对话记录，否则从不在数据库或日志中保存。
- 对话记录：仅在您的组织开启期间保存。它们在组织设定的期限内保留，之后删除；若未设定期限，则一直保留，直到组织或您将其删除。关闭对话记录后，将不再保存新的记录；此前的记录保留至期限届满或被删除。
- 账户数据：在账户存在期间保存。删除您的账户会清除您的登录信息，并将使用记录和审计记录中的残留信息去标识化。
- AI 提供方密钥：在连接或组织被删除时删除；被替换的密钥立即删除。
- 数据导出：在您请求时生成，从不保存。
- 使用元数据：24 个月。
- 已关闭的组织：其内容（事务、草稿、文件、对话记录、邀请、会话和成员关联）在组织关闭后 30 天删除。不属于任何其他组织的每位成员的账户（其姓名、电子邮件和登录信息）也同样删除。其发票和审计日志按本文所述保留。
- 审计日志：组织关闭后 5 年。保留它是为了证明账户上发生过什么，不会与组织的其他数据一同删除。
- 未完成的登录尝试：24 小时。除应用内的返回地址外，不含任何个人数据。
- 已过期的会话和邀请：90 天。
- 报价请求：2 年。内容通知：决定后 3 年。消费者取消和撤回请求：5 年。
- 服务器日志：30 天。日志从不包含问题文本，网络服务器也不保存访问日志。
- 发票：按丹麦《会计法》的要求，在财政年度结束后保存 5 年。
- 以公司名义发出的外发邮件：其收件地址、主题和内容，以及发送原因，在发送、被拒或失败后，保存在我们的发件箱中 2 年；我们的邮件服务商依其自身政策保存投递日志。
- 备份：每日备份保存 30 天，月末备份保存 12 个月。因此，从服务中删除的数据最迟会在 12 个月内从备份中消失。备份保存在我们位于德国的服务器上，仅为恢复服务而还原；异地副本一经制作即已加密。
7. 您的权利
您有权访问您的数据，要求更正或删除，限制或反对处理，并以可携带的格式接收数据。其中两项您可以在应用中自行操作，路径为“设置 → 您的数据”：下载您的数据和删除您的账户。其他事项请写信至 privacy@gelex.eu。我们会在一个月内答复。
凡我们依据合法利益进行处理的，您可以随时提出异议。您可以向丹麦数据保护局（Datatilsynet，datatilsynet.dk）或您居住地的主管机关投诉。
8. 您是否必须提供数据？
账户需要姓名和电子邮件地址；没有它们，我们无法提供服务。付费套餐的计费数据依法必需。我们不会仅基于自动化处理作出对您产生法律效力或类似重大影响的决定。
9. 安全
登录支持通行密钥和身份验证器应用。连接均经过加密。您的组织保存的 AI 提供方密钥经过加密，且不会再次显示。对话记录使用为您的组织专门生成的密钥加密。审计日志只能追加，其导出文件已签名，以便验证。如要报告漏洞，请发送至 security@gelex.eu（参见我们的披露政策）。
10. 变更
当我们的做法发生变化时，我们会更新本政策；在重大变更生效之前，我们会通过电子邮件通知账户持有人。
更新日志
- , 版本 1: 第一版。