1. Quem é o responsável
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais aqui descritos é a Dober Security ApS, Silkeborgvej 43, 1., 8000 Aarhus C, Denmark, CVR 46829034. Escreva para privacy@gelex.eu com qualquer pergunta sobre esta política.
Encarregado da proteção de dados. O nosso corpus inclui decisões judiciais, algumas sobre infrações penais (artigo 10.º do RGPD). Publicá-las em grande escala é uma atividade principal; consideramos, por isso, que o artigo 37.º, n.º 1, alínea c), exige a designação de um encarregado da proteção de dados. Estamos a designar um encarregado; o seu nome e contactos serão publicados aqui. Até lá, privacy@gelex.eu chega à pessoa responsável pela proteção de dados.
Quando a sua organização usa o Gelex, as perguntas, documentos, processos, rascunhos e transcrições que os seus membros introduzem no serviço são tratados por conta da organização. Para esses, a organização é a responsável pelo tratamento e nós somos o seu subcontratante, ao abrigo do acordo de tratamento de dados.
Pessoas mencionadas nas decisões judiciais que publicamos: ver o aviso sobre dados pessoais em decisões judiciais.
2. O que tratamos, porquê e com que fundamento jurídico
| Dados | Finalidade | Fundamento jurídico |
|---|---|---|
| Conta: nome, e-mail, idioma, organização e função, e os seus meios de início de sessão (chave de acesso, hash da palavra-passe, aplicação de autenticação) | Para lhe fornecer uma conta e um início de sessão seguro | Contrato, art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Início de sessão com Google ou Microsoft, se o escolher: o seu nome, e-mail e identificador de conta nesse fornecedor | Para iniciar a sua sessão. Usado apenas para isso. | Contrato, art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Metadados de utilização por pedido: quem, quando, que tipo de ferramenta, que documentos do corpus foram lidos, jurisdições, duração, número de tokens, resultado | Para contabilizar a utilização no seu plano, fornecer o serviço e mostrar à sua organização a sua utilização | Contrato, art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Registo de auditoria: eventos relevantes para a segurança (adesão, alterações de funções e de chaves, «foi feita uma pergunta» sem o texto, acesso do apoio), com um endereço IP com hash | Para manter seguros e rastreáveis o serviço e a conta da sua organização | Interesse legítimo na segurança, art. 6.º, n.º 1, al. f) |
| Faturação: nome da organização, morada de faturação, número de IVA e a sua verificação no registo VIES da UE, faturas, e excedente devido por um período de utilização encerrado antes de ser fixado um país de faturação | Para faturar os planos pagos, aplicar corretamente o IVA e manter a contabilidade | Contrato e obrigação jurídica, art. 6.º, n.º 1, als. b) e c) |
| Indicações: que organização indicou outra, e se esta se tornou cliente pagante | Para atribuir o crédito de indicação | Contrato, art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Pedidos de orçamento: nome, e-mail, organização e mensagem | Para responder e preparar uma proposta | Diligências pré-contratuais, art. 6.º, n.º 1, al. b) |
| Pedidos de cancelamento e de livre resolução (consumidores) | Para os executar e poder provar que o fizemos | Obrigação jurídica, art. 6.º, n.º 1, al. c) |
| Notificações de conteúdo (pedidos de remoção ou correção, contestações): nome, e-mail e declaração de quem notifica | Para tratar a notificação e responder-lhe, como exige o Regulamento dos Serviços Digitais | Obrigação jurídica, art. 6.º, n.º 1, al. c) |
| E-mails que nos envia | Para lhe responder | Interesse legítimo, art. 6.º, n.º 1, al. f) |
| Conteúdo do cliente: transcrições (apenas se a sua organização as ativar), processos, rascunhos, documentos carregados, assinaturas eletrónicas em rascunhos, documentos enviados para assinatura com o nome, o e-mail, a resposta e o endereço de rede a partir do qual cada signatário assinou, os modelos próprios da organização e quem os redigiu e aprovou, que alterações legislativas foram enviadas por e-mail a que membro sobre um processo, e as chaves que ligam os marcadores de nomes de pessoas de um processo a esses nomes, mantidas fora do alcance da IA | Para fornecer as funcionalidades que a sua organização usa | Tratado por conta da sua organização ao abrigo do acordo de tratamento de dados |
O que não guardamos. Salvo se a sua organização ativar as transcrições, nunca guardamos o texto de uma pergunta ou resposta. O modelo de IA ligado recebe a pergunta e os textos das fontes de que precisa para responder; guardamos apenas os metadados acima.
Não treinamos modelos de IA com os seus dados. Não temos nenhum modelo de IA próprio. As respostas vêm do modelo que a sua organização liga.
Dados de utilizador da Google e da Microsoft. Quando inicia sessão com a Google ou a Microsoft, recebemos apenas os dados da linha da tabela acima. Usamo-los apenas para criar a sua conta e iniciar a sua sessão. Não os partilhamos, nem os usamos para publicidade ou para treinar modelos. A Google e a Microsoft atuam como responsáveis pelo tratamento independentes no seu próprio início de sessão.
3. A IA que liga
Escolhe o modelo de IA que responde. Se ligar um com uma chave de API, as suas perguntas e os textos das fontes são enviados a esse fornecedor ao abrigo do seu próprio acordo com ele. O fornecedor é seu subcontratante, não nosso, e aplicam-se os seus próprios termos de privacidade. Se usar o nosso conector MCP no seu próprio assistente, o fornecedor desse assistente recebe o que lá escrever, nos termos dele. Ver Transparência sobre IA.
4. Quem recebe os dados
Um pequeno número de subcontratantes ajuda-nos a fornecer o serviço. Estão enumerados, com as respetivas localizações, na página de subcontratantes. Não vendemos dados pessoais nem os partilhamos para publicidade. Só comunicamos dados às autoridades quando a lei o exige.
A nossa equipa. A equipa só pode abrir a conta de uma organização na consola interna depois de iniciar sessão com um segundo fator. Para ajudar num pedido de apoio, um membro da equipa pode ver o serviço como um dos seus membros. Essa vista é só de leitura, dura 15 minutos por omissão e 30 no máximo, exige um motivo indicado e fica registada no registo de auditoria da sua própria organização.
5. Onde os dados são guardados
O serviço e as suas cópias de segurança no servidor estão alojados pela Hetzner no seu centro de dados de Nuremberga, na Alemanha; a localização de uma cópia de segurança externa será indicada aqui quando existir. O correio transacional é enviado através da Migadu, uma empresa suíça. A Suíça é reconhecida pela Comissão Europeia como um país com um nível de proteção adequado. Não usamos nenhum fornecedor de nuvem detido por interesses norte-americanos, e não transferimos dados pessoais para fora do EEE, exceto para um país com tal decisão.
6. Durante quanto tempo os conservamos
- Pergunta, resposta e texto das fontes: nunca guardados, nem na base de dados nem nos registos, salvo se a sua organização ativar as transcrições.
- Transcrições: guardadas apenas enquanto a sua organização as tiver ativadas. São conservadas pelo prazo que ela fixar e depois eliminadas; se não fixar nenhum, ficam até ela ou o utilizador as eliminar. Desativar as transcrições impede que se guardem novas; as antigas ficam até o prazo expirar ou serem eliminadas.
- Dados da conta: enquanto a conta existir. Eliminar a sua conta apaga os seus dados de início de sessão e pseudonimiza o que resta nos registos de utilização e de auditoria.
- Chaves dos fornecedores de IA: eliminadas quando a ligação ou a organização é eliminada; uma chave substituída é eliminada de imediato.
- Exportações de dados: geradas a seu pedido e nunca guardadas.
- Metadados de utilização: 24 meses.
- Organizações encerradas: o seu conteúdo (processos, rascunhos, documentos, transcrições, convites, sessões e ligações dos membros) é eliminado 30 dias após o encerramento da organização. O mesmo sucede com a conta de cada membro que não pertença a nenhuma outra organização: o nome, o e-mail e o início de sessão. As faturas e o registo de auditoria são conservados como aqui se indica.
- Registo de auditoria: 5 anos após o encerramento da organização. É conservado para provar o que aconteceu na conta e não é eliminado com o resto dos dados da organização.
- Tentativas de início de sessão não concluídas: 24 horas. Não contêm dados pessoais, exceto um endereço de regresso na aplicação.
- Sessões e convites expirados: 90 dias.
- Pedidos de orçamento: 2 anos. Notificações de conteúdo: 3 anos após a decisão. Pedidos de cancelamento e de livre resolução de consumidores: 5 anos.
- Registos do servidor: 30 dias. Nunca contêm o texto das perguntas, e o servidor web não mantém registo de acessos.
- Faturas: 5 anos após o fim do exercício, como exige a lei contabilística dinamarquesa.
- Correio enviado em nome da empresa: o endereço para onde foi enviado, o assunto e o texto, e o motivo do envio, são conservados na nossa caixa de saída durante 2 anos após o envio, a rejeição ou a falha; o nosso fornecedor de correio conserva os registos de entrega segundo a sua própria política.
- Cópias de segurança: as diárias são conservadas 30 dias, as de fim de mês 12 meses. Os dados eliminados do serviço desaparecem, portanto, das cópias de segurança no prazo máximo de 12 meses. As cópias de segurança são guardadas no nosso servidor na Alemanha e só são restauradas para repor o serviço; a cópia externa, quando existir, é cifrada.
7. Os seus direitos
Tem o direito de aceder aos seus dados, de os retificar ou apagar, de limitar o seu tratamento ou de se opor a ele, e de os receber num formato portável. Pode exercer dois destes direitos por si próprio na aplicação, em Definições → Os seus dados: descarregar os seus dados e eliminar a sua conta. Para tudo o resto, escreva para privacy@gelex.eu. Respondemos no prazo de um mês.
Quando nos baseamos no interesse legítimo, pode opor-se a qualquer momento. Pode apresentar reclamação à autoridade dinamarquesa de proteção de dados (Datatilsynet, datatilsynet.dk) ou à autoridade do local onde vive.
8. Tem de nos fornecer dados?
Uma conta exige um nome e um endereço de e-mail; sem eles, não podemos fornecer o serviço. Os dados de faturação são exigidos por lei para os planos pagos. Não tomamos nenhuma decisão a seu respeito baseada exclusivamente em tratamento automatizado que produza efeitos jurídicos ou que o afete significativamente de forma similar.
9. Segurança
O início de sessão aceita chaves de acesso e aplicações de autenticação. As ligações são cifradas. As chaves dos fornecedores de IA guardadas pela sua organização são cifradas e nunca voltam a ser mostradas. As transcrições são cifradas com uma chave própria da sua organização. O registo de auditoria só admite acréscimos, e a sua exportação é assinada para poder ser verificada. Comunique uma vulnerabilidade para security@gelex.eu (ver a nossa política de divulgação).
10. Alterações
Atualizamos esta política quando o que fazemos muda, e informamos os titulares de contas por e-mail antes de uma alteração substancial produzir efeitos.
Registo de alterações
- , versão 1: Primeira versão.