Accord de traitement des données

1. Objet, durée, nature et finalité

Objet : fournir le service conformément aux conditions du service. Durée : l'abonnement, plus le temps nécessaire pour restituer et supprimer les données. Nature et finalité : héberger, rechercher et transmettre le contenu client afin que ses membres puissent rechercher le droit avec un modèle d'IA choisi par le responsable du traitement.

Catégories de personnes concernées : les membres du responsable du traitement et toute personne nommée dans le contenu qu'ils saisissent. Types de données personnelles : ce que les membres saisissent ; le service n'est pas conçu pour les catégories particulières (art. 9) ni pour les données relatives aux infractions pénales (art. 10), et le responsable du traitement décide s'il les saisit.

2. Instructions

Nous ne traitons les données personnelles du client que sur instructions documentées du responsable du traitement — les conditions, cet accord et les paramètres que le responsable choisit dans l'application — sauf si le droit de l'Union ou d'un État membre l'exige autrement ; dans ce cas, nous l'en informons au préalable, sauf si la loi l'interdit. Nous vous avertissons si nous estimons qu'une instruction enfreint la réglementation sur la protection des données.

3. Confidentialité

Toutes les personnes autorisées à traiter des données personnelles du client sont tenues à la confidentialité.

4. Mesures de sécurité

• Hébergement dans l'UE (Hetzner, Nuremberg, Allemagne) ; chiffrement en transit. Les sauvegardes sont conservées sur notre serveur ; la copie externe, une fois faite, est chiffrée.
• Le texte des questions et des réponses n'est pas conservé, sauf si le responsable du traitement active les transcriptions ; les transcriptions sont chiffrées avec une clé propre à l'organisation.
• Les clés des fournisseurs d'IA sont scellées lors de leur enregistrement ; ensuite, l'application n'affiche que leurs quatre derniers caractères.
• Accès par fonctions au sein de l'organisation ; clés d'accès et seconds facteurs pris en charge ; authentification unique au niveau de l'organisation via le propre fournisseur d'identité de l'organisation (Microsoft Entra ID, Google, Okta ou tout fournisseur OpenID Connect), une fois que l'organisation a prouvé la propriété de son domaine de messagerie.
• Journal d'audit en ajout seul avec export signé.
• Notre équipe travaille via la console interne. Elle exige un compte d'équipe avec second facteur et une connexion datant de moins de 12 heures. Chaque modification qu'un membre de l'équipe apporte à une organisation exige un motif et est enregistrée dans le propre journal d'audit de cette organisation. L'octroi ou le retrait d'un accès d'équipe est enregistré dans notre propre journal d'audit. Modifier un prix, émettre ou payer une facture, enregistrer une vérification de numéro de TVA ou modifier une durée de conservation depuis la ligne de commande du serveur exige également le nom de l'opérateur et un motif. L'assistance peut voir une organisation en tant que membre, en lecture seule, pendant 30 minutes au maximum ; cela aussi est enregistré dans le journal de l'organisation. Les violations de données personnelles sont traitées comme indiqué sous Assistance.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le responsable du traitement donne une autorisation générale pour les sous-traitants ultérieurs figurant sur la liste des sous-traitants. Nous informons au moins 30 jours à l'avance de tout ajout ou remplacement, par e-mail et sur cette page ; le responsable peut s'y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données et, si nous ne levons pas l'objection, il peut mettre fin au service concerné avec un remboursement au prorata. Chaque sous-traitant ultérieur est soumis à des obligations de protection des données équivalentes à celles-ci, et nous restons responsables de lui.

Le fournisseur d'IA que connecte le responsable du traitement est engagé par celui-ci, en vertu de son propre accord avec ce fournisseur, et n'est pas notre sous-traitant ultérieur.

6. Assistance

Nous aidons le responsable du traitement à répondre aux demandes des personnes concernées — les fonctions d'export et de suppression de l'application couvrent la plupart d'entre elles —, ainsi qu'en matière de sécurité, de notification des violations, d'analyses d'impact et de consultation préalable, compte tenu des informations à notre disposition. Nous notifions au responsable du traitement une violation de données personnelles dans les meilleurs délais, et nous nous efforçons de le faire dans les 48 heures après en avoir pris connaissance.

7. Restitution et suppression

Tant que votre organisation est ouverte, le responsable du traitement peut exporter ses données à tout moment. Lorsqu'elle est fermée, nous supprimons les données personnelles du client que nous détenons 30 jours plus tard, y compris des sauvegardes lors de leur rotation, sauf si la loi nous oblige à les conserver.

8. Informations et audits

Nous mettons à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et permettons des audits par le responsable du traitement ou par un auditeur qu'il désigne, moyennant un préavis raisonnable et au plus une fois par an, sauf si une violation ou une autorité exige autre chose. Nous ne détenons encore aucune certification de sécurité ni aucun test d'intrusion indépendant ; lorsque nous en aurons, ils seront indiqués ici avec leur date.