1. Qui est responsable
Le responsable du traitement des données personnelles décrites ici est Dober Security ApS, Silkeborgvej 43, 1., 8000 Aarhus C, Denmark, CVR 46829034. Écrivez à privacy@gelex.eu pour toute question sur cette politique.
Délégué à la protection des données. Notre corpus comprend des décisions de justice, dont certaines portent sur des infractions pénales (article 10 du RGPD). Les publier à grande échelle est une activité de base ; nous considérons donc que l'article 37, paragraphe 1, point c), impose de désigner un délégué à la protection des données. Nous sommes en train d’en désigner un ; son nom et ses coordonnées seront publiés ici. En attendant, privacy@gelex.eu parvient à la personne chargée de la protection des données.
Lorsque votre organisation utilise Gelex, les questions, documents, dossiers, brouillons et transcriptions que ses membres saisissent dans le service sont traités pour le compte de l'organisation. Pour ceux-ci, l'organisation est le responsable du traitement et nous sommes son sous-traitant, au titre de l'accord de traitement des données.
Personnes nommées dans les décisions de justice que nous publions : voir l'avis sur les données personnelles dans les décisions de justice.
2. Ce que nous traitons, pourquoi et sur quelle base juridique
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Compte : nom, e-mail, langue, organisation et fonction, et vos moyens de connexion (clé d'accès, hachage du mot de passe, application d'authentification) | Pour vous fournir un compte et une connexion sécurisée | Contrat, art. 6(1)(b) |
| Connexion avec Google ou Microsoft, si vous la choisissez : votre nom, votre e-mail et votre identifiant de compte chez ce fournisseur | Pour vous connecter. Utilisé uniquement à cette fin. | Contrat, art. 6(1)(b) |
| Métadonnées d'utilisation par requête : qui, quand, quel type d'outil, quels documents du corpus ont été lus, juridictions, durée, nombre de jetons, résultat | Pour décompter l'utilisation sur votre forfait, fournir le service et montrer à votre organisation son utilisation | Contrat, art. 6(1)(b) |
| Journal d'audit : événements pertinents pour la sécurité (adhésion, changements de fonction et de clés, « une question a été posée » sans son texte, accès de l'assistance), avec une adresse IP hachée | Pour garder sûrs et traçables le service et le compte de votre organisation | Intérêt légitime à la sécurité, art. 6(1)(f) |
| Facturation : nom de l'organisation, adresse de facturation, numéro de TVA et sa vérification dans le registre VIES de l'UE, factures, et dépassement dû pour une période d'utilisation close avant qu'un pays de facturation ait été fixé | Pour facturer les forfaits payants, appliquer correctement la TVA et tenir la comptabilité | Contrat et obligation légale, art. 6(1)(b) et (c) |
| Parrainages : quelle organisation en a parrainé une autre, et si celle-ci est devenue cliente payante | Pour accorder le crédit de parrainage | Contrat, art. 6(1)(b) |
| Demandes de devis : nom, e-mail, organisation et message | Pour répondre et préparer une offre | Mesures précontractuelles, art. 6(1)(b) |
| Demandes de résiliation et de rétractation (consommateurs) | Pour les exécuter et pouvoir prouver que nous l'avons fait | Obligation légale, art. 6(1)(c) |
| Notifications de contenu (demandes de retrait ou de correction, contestations) : nom, e-mail et déclaration de la personne qui notifie | Pour traiter la notification et y répondre, comme l'exige le règlement sur les services numériques | Obligation légale, art. 6(1)(c) |
| E-mails que vous nous envoyez | Pour vous répondre | Intérêt légitime, art. 6(1)(f) |
| Contenu client : transcriptions (uniquement si votre organisation les active), dossiers, brouillons, documents téléversés, signatures électroniques sur les brouillons, documents envoyés pour signature avec le nom, l'e-mail, la réponse et l'adresse réseau depuis laquelle chaque signataire a signé, les modèles propres à l'organisation et qui les a rédigés et approuvés, quels changements législatifs ont été envoyés par e-mail à quel membre au sujet d'un dossier, et les clés qui relient les marqueurs de noms de personnes d'un dossier à ces noms, conservées à l'écart de l'IA | Pour fournir les fonctions qu'utilise votre organisation | Traité pour le compte de votre organisation au titre de l'accord de traitement des données |
Ce que nous ne conservons pas. Sauf si votre organisation active les transcriptions, nous ne conservons jamais le texte d'une question ou d'une réponse. Le modèle d'IA connecté reçoit la question et les textes des sources dont il a besoin pour répondre ; nous ne conservons que les métadonnées ci-dessus.
Nous n'entraînons pas de modèles d'IA sur vos données. Nous n'avons aucun modèle d'IA propre. Les réponses proviennent du modèle que connecte votre organisation.
Données d'utilisateur Google et Microsoft. Lorsque vous vous connectez avec Google ou Microsoft, nous recevons uniquement les données de la ligne du tableau ci-dessus. Nous les utilisons uniquement pour créer votre compte et vous y connecter. Nous ne les partageons pas, ne les utilisons pas pour la publicité ni pour entraîner des modèles. Google et Microsoft agissent comme responsables de traitement indépendants pour leur propre connexion.
3. L'IA que vous connectez
Vous choisissez le modèle d'IA qui répond. Si vous en connectez un avec une clé d'API, vos questions et les textes des sources sont envoyés à ce fournisseur en vertu de votre propre accord avec lui. Le fournisseur est votre sous-traitant, pas le nôtre, et ses propres conditions de confidentialité s'appliquent. Si vous utilisez notre connecteur MCP dans votre propre assistant, le fournisseur de cet assistant reçoit ce que vous y écrivez, selon ses conditions. Voir Transparence de l'IA.
4. Qui reçoit les données
Un petit nombre de sous-traitants nous aident à fournir le service. Ils sont énumérés, avec leurs lieux, sur la page des sous-traitants. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires. Nous ne communiquons de données aux autorités que lorsque la loi l'exige.
Notre équipe. L'équipe ne peut ouvrir le compte d'une organisation dans la console interne qu'après une connexion avec un second facteur. Pour aider dans un cas d'assistance, un membre de l'équipe peut voir le service comme l'un de vos membres. Cette vue est en lecture seule, dure 15 minutes par défaut et 30 au maximum, exige un motif indiqué et est enregistrée dans le propre journal d'audit de votre organisation.
5. Où les données sont stockées
Le service et ses sauvegardes sur serveur sont hébergés par Hetzner dans son centre de données de Nuremberg, en Allemagne ; l'emplacement d'une sauvegarde externe sera indiqué ici une fois celle-ci mise en place. Le courrier transactionnel est envoyé via Migadu, une entreprise suisse. La Suisse est reconnue par la Commission européenne comme un pays offrant un niveau de protection adéquat. Nous n'utilisons aucun fournisseur de cloud appartenant à des intérêts américains, et nous ne transférons pas de données personnelles hors de l'EEE, sauf vers un pays bénéficiant d'une telle décision.
6. Combien de temps nous les conservons
- Question, réponse et texte des sources : jamais conservés, ni dans la base de données ni dans les journaux, sauf si votre organisation active les transcriptions.
- Transcriptions : conservées uniquement tant que votre organisation les a activées. Elles sont gardées pendant la durée qu'elle fixe, puis supprimées ; si elle ne fixe aucune durée, elles restent jusqu'à ce qu'elle ou vous les supprimiez. Désactiver les transcriptions empêche d'en conserver de nouvelles ; les anciennes restent jusqu'à l'expiration de leur durée ou leur suppression.
- Données du compte : tant que le compte existe. La suppression de votre compte efface vos données de connexion et pseudonymise ce qui reste dans les journaux d'utilisation et d'audit.
- Clés des fournisseurs d'IA : supprimées lorsque la connexion ou l'organisation est supprimée ; une clé remplacée est supprimée immédiatement.
- Exports de données : générés à votre demande et jamais conservés.
- Métadonnées d'utilisation : 24 mois.
- Organisations fermées : leur contenu (dossiers, brouillons, documents, transcriptions, invitations, sessions et liens des membres) est supprimé 30 jours après la fermeture de l'organisation. De même pour le compte de chaque membre qui n'appartient à aucune autre organisation : son nom, son e-mail et sa connexion. Ses factures et son journal d'audit sont conservés comme indiqué ici.
- Journal d'audit : 5 ans après la fermeture de l'organisation. Il est conservé pour prouver ce qui s'est passé sur le compte et n'est pas supprimé avec le reste des données de l'organisation.
- Tentatives de connexion inachevées : 24 heures. Elles ne contiennent aucune donnée personnelle, hormis une adresse de retour dans l'application.
- Sessions et invitations expirées : 90 jours.
- Demandes de devis : 2 ans. Notifications de contenu : 3 ans après la décision. Demandes de résiliation et de rétractation des consommateurs : 5 ans.
- Journaux du serveur : 30 jours. Ils ne contiennent jamais le texte des questions, et le serveur web ne tient pas de journal d'accès.
- Factures : 5 ans après la fin de l'exercice, comme l'exige la loi comptable danoise.
- Courrier sortant envoyé au nom de l'entreprise : l'adresse à laquelle il a été envoyé, son objet et son texte, et la raison de l'envoi, sont conservés dans notre boîte d'envoi pendant 2 ans après son envoi, son rejet ou son échec ; notre fournisseur de messagerie conserve les journaux de remise selon sa propre politique.
- Sauvegardes : les sauvegardes quotidiennes sont conservées 30 jours, celles de fin de mois 12 mois. Les données supprimées du service disparaissent donc des sauvegardes en 12 mois au plus. Les sauvegardes sont conservées sur notre serveur en Allemagne et ne sont restaurées que pour rétablir le service ; la copie externe, une fois faite, est chiffrée.
7. Vos droits
Vous avez le droit d'accéder à vos données, de les faire rectifier ou effacer, de limiter leur traitement ou de vous y opposer, et de les recevoir dans un format portable. Vous pouvez exercer vous-même deux de ces droits dans l'application, dans Paramètres → Vos données : télécharger vos données et supprimer votre compte. Pour tout le reste, écrivez à privacy@gelex.eu. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité danoise de protection des données (Datatilsynet, datatilsynet.dk) ou auprès de l'autorité du lieu où vous vivez.
8. Devez-vous nous fournir des données ?
Un compte nécessite un nom et une adresse e-mail ; sans eux, nous ne pouvons pas fournir le service. Les données de facturation sont exigées par la loi pour les forfaits payants. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
9. Sécurité
La connexion accepte les clés d'accès et les applications d'authentification. Les connexions sont chiffrées. Les clés des fournisseurs d'IA conservées par votre organisation sont chiffrées et ne sont jamais réaffichées. Les transcriptions sont chiffrées avec une clé propre à votre organisation. Le journal d'audit est en ajout seul, et son export est signé afin de pouvoir être vérifié. Signalez une vulnérabilité à security@gelex.eu (voir notre politique de divulgation).
10. Modifications
Nous mettons cette politique à jour lorsque ce que nous faisons change, et nous informons les titulaires de comptes par e-mail avant qu'une modification substantielle ne prenne effet.
Historique des modifications
- , version 1: Première version.